Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Người dân có nhu cầu cấp Sổ đỏ lần đầu cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp tại UBND cấp xã, Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất. Hồ sơ có thể nộp theo ba cách:

Nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu.
Nộp trực tiếp bản chính.
Nộp bản sao đã công chứng/chứng thực hợp lệ.

Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, giấy tờ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao hợp lệ. Khi đến nhận kết quả, người dân vẫn cần xuất trình bản chính để đối chiếu nhằm đảm bảo tính xác thực.
Nếu nộp hồ sơ trực tuyến, giấy tờ phải được số hóa từ bản chính hoặc bản sao hợp lệ.

Bước 2: Xã kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ

Sau khi tiếp nhận, chính quyền xã sẽ rà soát, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ, người dân sẽ nhận Giấy tiếp nhận hồ sơ và phiếu hẹn trả kết quả. Trường hợp còn thiếu, xã sẽ thông báo bằng văn bản để người dân bổ sung kịp thời. Quy trình này giúp hạn chế sai sót, đồng thời đảm bảo sự minh bạch, rõ ràng trong công tác xét duyệt hồ sơ.

Bước 3: Xác minh thực địa và cấp Sổ đỏ

UBND cấp xã sẽ tiến hành kiểm tra thực địa, xác định vị trí, ranh giới thửa đất và hiện trạng sử dụng. Trên cơ sở đó, Chủ tịch UBND xã sẽ xem xét hình thức sử dụng đất, đồng thời quyết định các trường hợp được miễn hoặc phải nộp tiền sử dụng đất.

Sau khi người dân hoàn thành nghĩa vụ tài chính (nếu có), Chủ tịch UBND xã sẽ ký và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Hồ sơ cùng bản sao Sổ đỏ sẽ được chuyển về Văn phòng đăng ký đất đai để cập nhật thông tin vào hồ sơ địa chính.
UBND cấp xã sẽ tiến hành kiểm tra thực địa, xác định vị trí, ranh giới thửa đất và hiện trạng sử dụng.

Lưu ý

Với các trường hợp không được miễn toàn bộ tiền sử dụng đất hoặc thuê đất, thẩm quyền giải quyết sẽ chuyển lên UBND cấp tỉnh. Cơ quan này sẽ xem xét, xác định nghĩa vụ tài chính và cấp Giấy chứng nhận sau khi người dân nộp đủ theo thông báo của cơ quan thuế.